En la asembleo de la grupo en februaro de 1983, «komence neniu deziris kandidatiĝi» por prezidanto nek por kasisto. La protokolo ne diras kial. Ĉi tiu artikolo estas la praktika parto de Daŭripova volontulado: la inventaro, la ĉeno de administraj paŝoj kaj kion fari kiam kunhavigi pasvorton estas neevitebla.
La ŝlosiloj de la titolo ne estas tiuj de la ejo. Tiujn de ejo oni disdonas, kaj bone estas ke oni disdonu ilin: se ses homoj havas ilin, eniras kiu povas. Ĉi tie temas pri la aliaj — la jura reprezentado, la banko, la retnomo, la retpoŝto, la kontoj —, kiuj ja kutimas koncentriĝi ĉe unu sola persono.
La du postenoj kiujn, komence, neniu volis
Valencia Luno, dua epoko, numero 5, de aprilo 1983, rakontas la ordinaran ĝeneralan asembleon kiu okazis vendredon la 18-an de februaro. Malmultaj membroj ĉeestis. Oni aprobis la antaŭan protokolon, la bilancon de 1982 kaj la buĝeton de 1983, sed la agadplano ne estis prezentita: pro la ŝanĝoj en la estraro, oni konsideris ke ĝin faros la nova estraro elirinta el la asembleo.
Kaj fine, post longa interparolo, la du postenojn akceptis Pascual Pont Martínez kaj José Pérez Sempere:
Komence neniu deziris kandidatiĝi por la postenoj de prezidanto kaj kasisto, sed, finfine, tute sindoneme, akceptis la postenojn, respektive, Pascual Pont Martínez kaj José Pérez Sempere.
Titolpaĝo de Valencia Luno, dua epoko, n-ro 5, de aprilo 1983, kun la kroniko de la ĝenerala asembleo: la agadplano ne estas prezentita ĉar la estraro ŝanĝiĝas, kaj neniu volas kandidatiĝi por prezidanto nek por kasisto.
La paĝo diras du aferojn kaj ne diras trian. Ĝi diras ke la jarplano ne estis prezentita ĉar la estraro ŝanĝiĝis — kion sciis la eliranta estraro, tio foriris kun ĝi — kaj ĝi diras ke la du postenoj kiujn estis malfacile plenigi estis la prezidanteco kaj la kasisteco. Kion ĝi nenie diras estas kial: povas esti la laborkvanto, la dujara devontigo, la horo de la kunsidoj aŭ io ajn alia. La protokolo ne klarigas tion kaj ni ne scias.
Kion oni ja povas diri, sen atribui ian ajn intencon al tiu teksto, estas kio estas tiuj du postenoj en iu ajn hispana asocio: la prezidanteco estas la jura reprezentado antaŭ la Registro kaj antaŭ la administracio, kaj la kasisteco estas la subskribo antaŭ la banko. Kio ajn okazu kun la interna divido de la laboro, tiuj du aferoj ligiĝas al la posteno laŭ leĝo kaj laŭ banka praktiko.
Kaj ĝuste tion ĉi tiu artikolo provas malpezigi. Ne temas pri kontroli kiu havas aliron al kio: temas pri tio, ke akcepti la prezidantecon aŭ la kasistecon ne signifu porti sola ĉion kio venas malantaŭe.
La ĉeno kiun oni malkovras rompita
En hispana asocio ekzistas ĉeno de administraj paŝoj kiun preskaŭ neniu rigardas ĝis kiam oni bezonas ĝin, kaj kiun oni tiam trairas en inversa ordo kaj rapidege.
Figura 1
La ŝtupoj estas jenaj:
1. La akto. La asembleo nomumas la estraron kaj tio restas en la protokolo, kun nomoj, identigaj numeroj, datoj de nomumo kaj akcepto, kaj subskriboj.
2. La Registro de Asocioj. La ŝanĝon oni devas komuniki. La Generalitat diras tion jene: «Cualquier alteración sustancial de los datos o documentación que obre en el Registro deberá ser objeto de actualización, previa solicitud de la asociación correspondiente, en el plazo de un mes desde que la misma se produzca». Ĝi apogas sin sur la Organika Leĝo 1/2002 pri la rajto de asociiĝo kaj sur la Leĝo 14/2008 pri asocioj de la Valencia Komunumo.
3. La atestilo de la Registro. Ĝi estas la dokumento kiu pruvas antaŭ triaj personoj kiu estas la jura reprezentanto hodiaŭ. Kaj ĝi malvalidiĝas por tiuj traktadoj: tiu de antaŭ tri jaroj ne validas.
4. La cifereca atestilo. La atestilo de reprezentanto de jura persono de la FNMT havas du jarojn da valideco kaj kostas 14 € plus impostoj. Sen ĝi oni prezentas nenion per elektronika vojo.
5. La banko. La rajtigojn oni ŝanĝas per la akto kaj la atestilo de la Registro.
La grava detalo estas ke la ĉeno rompiĝas ĉe la komenco kaj tio rimarkiĝas ĉe la fino. Se antaŭ tri jaroj neniu komunikis la ŝanĝon de estraro, la problemo ne aperas tiun tagon: ĝi aperas la tagon kiam necesas prezenti subvencian peton kaj la cifereca atestilo estas eksvalida, kaj renovigi ĝin postulas atestilon de la Registro kiu diras ke la jura reprezentanto estas iu kiu jam ne venas.
La limdatoj kaj postuloj ŝanĝiĝas; la supraj ligiloj estas la oficialaj kaj tie konvenas rigardi ilin antaŭ ol movi ion ajn.
La inventaro
La cetero estas pli simpla ol ĝi ŝajnas. Temas pri tabelo, kaj ĝi enteniĝas sur unu folio.
| Rimedo | Je kies nomo ĝi estas | Kiu aliras ĝin hodiaŭ | Dua administranto | Kiel oni reakiras ĝin |
|---|---|---|---|---|
| Domajno | ||||
| Gastigado kaj retejo | ||||
| Retpoŝto de la asocio | ||||
| Sociaj retoj | ||||
| Nubo kaj dosieroj | ||||
| Bulteno / dissendolistoj | ||||
| Banko | ||||
| Cifereca atestilo | ||||
| Registro de Asocioj | ||||
| Grupoj de WhatsApp aŭ Telegram |
Du kolumnoj faras la tutan laboron.
«Je kies nomo ĝi estas» malkovras la silentan problemon: la domajno registrita per la persona retpoŝto de iu, la gastigado pagata per privata karto, la nuba konto kiu estas la hejma konto de membro. Dum tiu persono venas, nenio okazas. Reakiri domajnon registritan je la nomo de iu kiu jam ne respondas estas longa kaj foje neebla afero.
«Kiel oni reakiras ĝin» estas tiu kiun neniu plenigas kaj tiu kiu decidas ĉion. Se la sola respondo estas «ni demandos lin», tiu vico ne estas kovrita.
Kaj la pruvo pri la valoro de la inventaro ne estas havi ĝin farita: ĝi estas povi plenigi ĝin sen konsulti la personon kiu portas ĉion.
La kalendaro
La inventaro diras kion vi havas. Mankas la alia duono, tiu kiu diras kio venas al templimo.
Ekzistas devoj kiuj revenas per si mem ĉiujare kaj kiuj avertas neniun: la komuniko al la Registro kiam ŝanĝiĝas la estraro, la renovigo de la cifereca atestilo ĉiun duan jaron, tiu de la retnomo kaj de la gastigado, la impostaj devoj, la asekuro de la ejo.
Kaj estas aliaj kiuj dependas de tio, kio la asocio estas. Asocio deklarita publikutila devas prezenti la kontojn de la antaŭa ekzercjaro ene de la ses monatoj post ĝia fermo, kune kun priskriba raporto pri la agado, antaŭ la instanco kiu kontrolas ĝian registriĝon; la Organika Leĝo 1/2002 tion fiksas en sia artikolo 34, kaj ne plenumi ĝin estas kaŭzo por komenci la procedon de nuligo de la deklaro. Fondaĵo havas eĉ pli da devoj antaŭ sia protektoraro.
Kiuj el ili aplikiĝas al ĉiu asocio ne solveblas en artikolo: oni rigardas en ĝia Registro, en la Impostagentejo kaj, se temas pri fondaĵo, en la responda protektoraro.
Kion oni ja povas diri estas kio devas okazi kun tiuj datoj: ili ne rajtas loĝi en la kapo de iu. Komuna kalendaro de la asocio, kun du avertoj — unu monaton antaŭe kaj la antaŭan semajnon — kaj kun la ligilo al la traktado en la priskribo, estas starigebla dum unu posttagmezo kaj poste kostas nenion plu.
Tio havas nomon: silenta scio
La baza problemo nomiĝas silenta scio (angle tacit knowledge): ĉio kion organizo scias sen havi ĝin skribita ie ajn, ĉar ĝi loĝas en la kapo de tiu kiu ĉiam faris ĝin. Kiun tagon oni prezentas, ĉe kiu giĉeto, per kiu formularo, kio okazis la jaron kiam oni malfruis.
Ĝi ne estas malsano de la etaj asocioj; same okazas en universitatoj kaj en grandaj entreprenoj. La diferenco estas ke ĉi tie neniu deĵoras. Kaj ne necesas imagi ian ajn malfeliĉon: sufiĉas ke la persono kiu scias estu en ferio ĝuste tiun semajnon.
Hodiaŭ, krome, igi ĝin eksplicita kostas malpli ol iam ajn, ĉar skribi ĝin ne plu signifas teni dosierŝrankon. Kun la registro farita — la inventaro, la kalendaro, la malfermita raporto — oni eĉ povas peti al aŭtomata asistanto kio venas ĉi-semajne. Sed indas ne inversigi la ordon: tiuj iloj legas la registron; ili ne anstataŭas ĝin. Se nenio estas skribita, estas nenio por legi.
Kiam kunhavigi pasvorton estas neevitebla
Ĉi tie konvenas esti honestaj, ĉar la norma konsilo —«unu konto por ĉiu persono»— ne ĉiam sekveblas.
Estas tri kialoj, kaj neniu el ili estas neglektemo. Kelkaj servoj proponas teamajn kontojn nur en pagaj planoj, kaj asocio kiu financas sin per kotizoj ne ĉiam povas pagi ilin. Aliaj estas ligitaj laŭdezajne al persona profilo: paĝon de Instagram aŭ de Facebook oni administras el la privata konto de iu, ne el identeco de la asocio. Kaj kelkaj traktadoj kaj malnovaj kontoj simple ne antaŭvidas pli ol unu uzanton.
Kiam estas tiel, la kunhavigita konto ne estas honto. Ĝi estas decido, kaj kiel decido oni dokumentas kaj administras ĝin:
- Konservi ĝin en la pasvortadministrilo de la asocio, neniam en personaj notoj, privataj retpoŝtoj nek babilmesaĝoj.
- Ne reuzi ĝin por io alia. Kunhavigita akreditaĵo estas, laŭdifine, akreditaĵo kiun fine konos homoj kiuj jam ne devus koni ĝin; tio afektu nur unu servon.
- Noti kiu konas ĝin. Ĝi estas la sola ĉelo de la inventaro kiu putras per si mem: la homoj eniras kaj eliras, kaj la listo restas sama.
- Kontroli ĉu la servo havas tarifon por neprofitcelaj organizoj antaŭ ol rezigni al la kunhavigita konto. Multaj platformoj havas ĝin, kaj ĝi ne ĉiam estas videbla.
La protokolo de rotacio
Kaj jen la vera demando: kiam oni ŝanĝas ĝin?
En entrepreno la respondo estas facila: kiam iu foriras. La ekigilo estas la evento, ne la kalendaro, kaj tio estas pli bona —rotacii laŭ kalendaro dum oni ignoras foriron estas pli malbona ol ne rotacii.
Sed en asocio neniu foriras. Ne ekzistas eksiĝoletero nek lasta tago: la homoj ĉesas veni. Pasas tri monatoj kaj vi ankoraŭ ne scias ĉu li aŭ ŝi ĉesigis ĝin aŭ ĉu li aŭ ŝi havis malbonan jaron. Tiu tago, la tago en kiu oni devus ŝanĝi la pasvorton, simple ne ekzistas.
Tial, ĉi tie kaj ne en entrepreno, la rotacio laŭ kalendaro gajnas sian lokon: ne kiel sekureca idealo, sed kiel reto kiu kaptas tion kion la foriro neniam kaptas.
La natura momento estas la jara ĝenerala asembleo, kiu estas kiam oni renovigas la estraron kaj kiam, ĉiukaze, necesas tuŝi la Registron, la atestilon kaj la bankon. Unu punkto pli en la sama listo:
- Renovigi la estraron kaj komuniki tion al la Registro.
- Revizii la inventaron vico post vico.
- Ŝanĝi la kunhavigitajn akreditaĵojn kaj tiujn de iu ajn persono kiu lasis respondecon post la lasta asembleo.
- Kontroli ke ĉiu kriza servo plu havas du administrantojn.
Kvar punktoj, unufoje jare, en kunveno kiu jam okazas.
La dupaŝa kontrolo, sen trompi nin
Restas malkomforta kazo. Se kunhavigita konto havas dupaŝan kontrolon, la dua faktoro kutime troviĝas en la poŝtelefono de unu persono — kaj ni revenas al la elirpunkto: la asocio dependas de privata telefono.
La praktikebla solvo estas konservi la duan faktoron en la pasvortadministrilo de la asocio, kune kun la reakiraj kodoj. Konvenas diri klare kion oni perdas per tio: se la pasvorto kaj la dua faktoro loĝas en la sama loko, ili jam ne estas du faktoroj, ili estas unu. Temas pri protekto pli malforta ol tiu kiu ekzistus kun individuaj kontoj.
Kaj tamen, por malgranda asocio ĝi kutime estas la plej bona disponebla elekto: la risko ke iu eniru en la pasvortadministrilon de la asocio estas multe pli malgranda ol la risko, preskaŭ certa kun la tempo, ke iun tagon neniu povu eniri en la konton.
Jen kio faras el tio decidon kaj ne malzorgon: scii kion vi interŝanĝas por kio.
La provo
Reiru al la tabelo kaj rigardu ĝin kvazaŭ la persono kiu portas ĉion ne respondus la telefonon.
Kiom da ĉeloj vi povas plenigi?
Tiuj kiuj mankas al vi ne estas riproĉo al iu ajn. Ili estas, ĝuste, la laboro kiun vi ŝparis al la asocio sen scii ĝin — kaj la pezo kiun vi metis sur personon kiu, iun tagon, volos lasi ĝin.
La tria parto de ĉi tiu serio temas pri la ritmo per kiu tiuj ĉeloj pleniĝas: La raporto kiu skribiĝas la tutan jaron.
Fontoj
- Valencia Luno, dua epoko, n-ro 5 (aprilo de 1983), p. 1: «Ĝenerala Ordinara Asembleo de nia grupo por 1983». Kompleta transskribo
- Generalitat Valenciana. «Comunicación de renovación de la junta directiva de asociaciones, federaciones, confederaciones y uniones de asociaciones», unumonata limdato; Organika Leĝo 1/2002 kaj Leĝo 14/2008 de la Generalitat.
- FNMT-RCM. «Certificado de Representante de Persona Jurídica»: du jaroj da valideco, 14 € plus impostoj.
- National Cyber Security Centre. Small organisations guide to cyber security kaj Cyber Security: Small Charity Guide
- Charity Commission for England and Wales. Internal financial controls for charities (CC8)
La citaĵo el Valencia Luno estas transskribita el la originalo. La administraj limdatoj kaj postuloj ŝanĝiĝas: la ligiloj kondukas al la oficiala fonto, kie necesas kontroli ilin. Ĉi tiu artikolo estas propono de metodo, ne jura konsilo.
Legi en:
Ĉi tiu afiŝo ankoraŭ ne havas komentojn. Estu la unua persono, kiu komentas ĝin el la fediverso.