L’informe que s’escriu tot l’any

L’assemblea anual no és una reunió: és un termini. I un termini que arreplega dotze mesos de faena en una setmana té exactament la forma que crema els pocs de sempre. Esta és la tercera part de Un voluntariat sostenible i de Qui té les claus.

El gener de tots els anys

S’acosta l’assemblea ordinària i comença una cosa que qualsevol junta reconeix. El tresorer es posa a baixar extractes i a quadrar conceptes de tot un any. Algú ha de redactar què s’ha fet, i descobrix que ha de reconstruir de memòria activitats de fa onze mesos. Es busquen dates, es pregunta qui hi havia, es mira si algú va fer fotos.

Res d’això és culpa de ningú, i és important dir-ho abans de continuar. És una propietat del calendari, no de les persones. Hem col·locat tota la faena de documentar l’any en el mateix punt del calendari, i eixe punt cau damunt de dos o tres persones.

I coincidix, a més, amb el moment en què es renoven càrrecs. Qui acaba de deixar un càrrec encara està tancant l’any anterior; qui acaba d’entrar hereta un informe que no ha vist fer.

La memòria no és el lloc on es guarda un any

Ací hi ha una assumpció que quasi mai es discutix: que algú ha de recordar què va passar durant dotze mesos.

Ningú recorda això. Ni hauria de fer-ho.

Quan una junta es reunix al gener a reconstruir l’any, no està fent un informe: està fent arqueologia sobre la seua pròpia activitat, amb males eines i amb pressa. El resultat és previsiblement pitjor que si s’haguera escrit quan va passar, i ha costat molt més.

La pregunta útil no és com recordar millor. És per què estem gastant la memòria per a això.

El butlletí ja ho feia

I ací és on el nostre arxiu diu una cosa interessant, encara que ningú s’ho proposara.

Valencia Luno publicava, número a número, exactament el material que un informe anual necessita: les cròniques d’assemblea, els canvis de junta, les dimissions, les convocatòries de candidatures, les activitats fetes i les anunciades. El número 1 de la segona època, de maig de 1982, dedica una pàgina a l’assemblea general del 21 de gener d’aquell any, i el que fa és, literalment, deixar-ho escrit: el balanç de 1981 i el pressupost de 1982 aprovats, els quatre membres de la junta que dimitien, els quatre que entraven en el seu lloc i, tot seguit, la junta sencera resultant, els dotze càrrecs amb nom i cognoms.

La crònica de l'assemblea general del 21 de gener de 1982 a Valencia Luno núm. 1 de la segona època, de maig de 1982: els qui dimitixen, els qui entren i la junta completa que en resulta, càrrec per càrrec.

Ningú havia de recordar això l’any següent. Estava imprés i repartit.

Convé no idealitzar-ho: el butlletí eixia cada pocs mesos, i aquella crònica de gener es va publicar al maig. No era un registre del dia a dia. Però era un registre que existia fora del cap de la gent, i eixa és tota la diferència.

I té una contrapartida que també cal dir: això funcionava mentre el butlletí existia. Valencia Luno s’ha interromput diverses vegades al llarg de la seua història, i cada vegada que va parar, va parar també la funció de registre que feia sense proposar-s’ho. No es va substituir per res.

L’informe viu

La proposta és senzilla fins a fer vergonya: que l’informe anual estiga obert tot l’any.

Un document, un de sol, on cada activitat s’escriu el dia que es fa. Tres línies: què, quan, quanta gent, i l’enllaç a les fotos si n’hi ha. Es tarda menys a escriure-ho que a contestar el missatge que pregunta si algú se’n recorda.

Els efectes són desproporcionats respecte de l’esforç:

• El dia de l’assemblea no cal fer res especial. L’informe ja està; es llig, es completa i s’aprova.
• Si algú el demana —una subvenció, una federació, un periodista— ja el tens. No has de muntar-lo per a l’ocasió.
• Deixar el càrrec deixa de ser un problema. Qui entra troba l’any escrit, no una carpeta de fotos i una llista de coses a preguntar.
• I es documenta el que després no es recorda: quanta gent va vindre de veres a aquella activitat, quin dia va ser, què va costar.

El compte, mes a mes

Amb els diners passa igual, i té una solució encara més mecànica: baixar l’extracte cada mes i etiquetar els conceptes.

Dotze faenes menudes de quinze minuts en compte d’una de grossa al gener. I un efecte que no és menor: els conceptes s’etiqueten quan encara es recorda què eren. Un càrrec de fa deu mesos amb un concepte críptic és un misteri; el mateix càrrec, etiquetat la setmana següent, és una línia del pressupost.

També és l’única manera que les xifres siguen comprovables en algun moment que no siga el dia de l’assemblea. Un balanç que apareix acabat en la reunió no es pot revisar de veres: només es pot aprovar.

Documents compartits, i el peatge que tenen

Tot això funciona molt millor si dues persones poden escriure en el mateix document, i hui això és gratis i immediat. El que un no anota, ho anota l’altre.

Té un peatge i convé dir-lo: amb una sola responsable, un document sol eixir més coherent. Un criteri, un estil, un nivell de detall. Repartit entre dos, ix més desigual.

Però eixa comparació no és la que hi ha damunt de la taula. La comparació de veres és entre un registre imperfecte que mantenen dos i un registre perfecte que ningú té temps d’escriure. En una entitat de voluntaris, la segona opció no existix: el que existix és no tindre res i reconstruir-ho al gener.

I hi ha un guany que compensa el desordre de sobra: un document que toquen dos és un document que no desapareix quan un dels dos deixa de vindre. És la mateixa idea de Qui té les claus, aplicada al que s’escriu en compte de a on s’entra.

I veure’s més d’una vegada a l’any

Queda l’última peça, i potser és la que ho arregla tot sense necessitat de cap mètode.

Si l’única reunió de l’any és l’assemblea ordinària, el problema de la memòria està garantit: s’està demanant a la gent que recorde dotze mesos de colp.

Amb una reunió cada tres mesos, això desapareix sol. Ningú ha de recordar un any: cadascú recorda un trimestre, i entre tots es completa el que falta —que és, a més, com funciona de veres la memòria d’un grup. L’informe de l’any s’escriu en quatre trossos que ningú ha notat escriure.

Reunir-se una sola vegada a l’any no és només un problema administratiu. En una associació que existix, en bona part, perquè la gent es veja, també és una manera d’anar-se apagant.

Esdeveniment o calendari

Hi ha una tensió aparent amb Qui té les claus, i val la pena resoldre-la perquè el resultat és útil.

Allí defensàvem el calendari: rotar les credencials compartides en l’assemblea anual. Ací defensem l’esdeveniment: escriure l’activitat el dia que passa. No és una contradicció; és la mateixa regla aplicada a dos casos distints.

Quan hi ha un esdeveniment visible, el disparador és l’esdeveniment. Es fa una activitat: s’escriu. Arriba l’extracte del mes: s’etiqueta. Ningú ha de recordar cap data, perquè la cosa mateixa avisa quan toca.

El calendari només fa falta on l’esdeveniment és invisible. Que algú haja deixat de vindre no passa cap dia concret. Que un certificat estiga a punt de caducar no ho anuncia res. Ahí, i només ahí, cal una data que òbriga la faena.

Dit al revés, i això servix com a criteri general: cada vegada que s’acaba depenent d’una data del calendari, val la pena preguntar-se si no hi havia un esdeveniment que podia fer de disparador. Molt sovint n’hi ha, i quan n’hi ha és millor: el que s’enganxa a una cosa que passa no s’oblida, i el que s’enganxa a una data l’ha de recordar algú.

I per què això és una qüestió de sostenibilitat

Perquè és l’aritmètica d’Un voluntariat sostenible, vista des del calendari.

Una faena que es fa en cinc minuts el dia que passa és una faena menuda i delimitada —la segona pauta d’aquell article—, i per tant es pot demanar a algú que no vol comprometre’s a res més. Una faena que poden fer dues persones indistintament és una faena sense imprescindible —la sèptima—. I una faena que no s’acumula no genera el pic de gener que fa que algú, l’any que ve, no es vulga tornar a presentar.

No és que documentar millor previnga l’esgotament per art de màgia. És que trossejar una faena i repartir-la és exactament el que demanava aquell article, i l’informe anual és el cas on més fàcil resulta fer-ho.

Pautes

1. Un informe obert tot l’any. Cada activitat s’escriu el dia que es fa, en tres línies.
2. L’extracte del banc, cada mes. Etiquetar els conceptes quan encara es recorda què eren.
3. Documents compartits amb dues persones que hi puguen escriure, assumint que eixirà menys uniforme.
4. Reunions trimestrals, no una a l’any. La memòria d’un grup arriba a tres mesos, no a dotze.
5. El dia de l’assemblea no s’escriu res nou. Es llig, es completa i s’aprova. Si eixe dia cal escriure, és que el mètode no s’ha aplicat.
6. Al final de cada mandat, l’informe és l’herència. Qui entra ha de trobar l’any escrit, no una llista de persones a qui preguntar.
7. Si hi ha un esdeveniment que puga fer de disparador, gastar-lo. El calendari, només on l’esdeveniment és invisible.

Res d’això és una innovació. És, exactament, el que feia un butlletí ciclostilat en 1982: escriure-ho quan passa, i repartir-ho.

Fonts

• Valencia Luno, segona època, núm. 1 (maig de 1982), p. 2: «Ĝenerala Asembleo de la Grupo», crònica de l’assemblea general ordinària del 21 de gener de 1982, firmada «C.N.M.S.». Transcripció íntegra
• Valencia Luno, segona època, núm. 3 (novembre de 1982), p. 7: «Kandidatiĝo al la estraro», convocatòria de candidatures a la junta abans de l’assemblea.

La traducció al valencià de les citacions de Valencia Luno és nostra. Les pautes finals són una proposta del grup, no un resultat de cap bibliografia.